Privacybeleid

Laatst aangepast op 25 mei 2018.

1. Welkom

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Wij stellen dan ook alles in het werk om deze zo goed mogelijk te beschermen en hechten veel belang aan de naleving van (i) de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (zoals gewijzigd door de Wet van 11 december 1998, “Wet Verwerking Persoonsgegevens”); (ii) de anti-spambepalingen uit Boek XII van het Wetboek Economisch Recht omtrent het recht van de elektronische economie; en (iii) de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”).

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonlijke informatie wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ verzamelen en hoe wij deze gebruiken en delen om onze dienstverlening te verbeteren.

2. Verantwoordelijke

Extensa Group NV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u onze contactgegevens:

Extensa Group NV
Havenlaan 86C, bus 316
1000 Brussel

No BCE : 0425.459.618

privacy@extensa.eu

3. Persoonsgegevens

De beperkte persoonsgegevens die wij bewaren worden verzameld op de volgende manieren:

• Website: bij een bezoek aan onze website, worden bepaalde gegevens geregistreerd via cookies (waaronder uw IP-adres) voor het verzorgen en verbeteren van onze website. Meer informatie omtrent deze cookies kan u vinden in ons afzonderlijk Cookiebeleid;
• Zakenrelatie: wanneer u ons contacteert in het kader van onze diensten als (potentiële) klant of partner, verwerken wij uw volledige naam, contactgegevens (emailadres, telefoonnummer, kantoor- en/of woonadres), bedrijf, functie, taal, profielschets, en andere gegevens noodzakelijk voor het project, de facturatie of onze samenwerking (zoals uw bankgegevens, contactgeschiedenis, of gegevens met betrekking tot uw eerdere projecten);
• Marketing: als u ons hiervoor expliciete toestemming verleent, verwerken wij uw volledige naam en emailadres, voor het toezenden van direct marketing, persberichten, nieuwsbrieven, acties en promoties omtrent onze producten en diensten. U kan zich altijd op eenvoudige wijze hiervoor uitschrijven.

Wij kunnen eveneens persoonsgegevens verzamelen over u middels tussenkomst van andere ondernemingen of overheidsinstanties.

U bent nooit verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven. Indien u bepaalde noodzakelijke informatie niet wenst mee te delen, wensen we er u op te wijzen dat dit onze diensten kan belemmeren.

Onze website en onze diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 18 jaar. Als u hoort dat uw minderjarig kind ons uw persoonlijke gegevens heeft verstrekt zonder uw toestemming, neem dan contact met ons op.

4. Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van ons algemeen klanten- en orderbeheer, of om onze diensten te kunnen leveren. Dit betreft onder meer de klantenadministratie, het opvolgen van projecten, de facturatie, het beantwoorden van vragen, en voor marketingdoeleinden.

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende categorieën van rechtsgronden:

• Op basis van uw toestemming;
• Uit noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• Uit noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Om uw vitale belangen of deze van een andere persoon te beschermen;
• Voor de vervulling van een taak van algemeen belang;
• Uit noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om te ondernemen.

U heeft steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

We gebruiken uw e-mailadres voor het ontvangen van onze evenementen, publicaties, enz… enkel om u diensten aan te bieden die vergelijkbaar zijn met degene waarvoor u ons al heeft geraadpleegd.

Met uw toestemming of op basis van ons rechtmatig belang gebaseerd op in het bijzonder onze zakelijke betrekkingen, zullen wij u inschrijven voor onze nieuwsbrief en u andere soortgelijke diensten aanbieden die u mogelijks interesseren. U kunt zich op elk gewenst moment afmelden en uw toestemming voor dergelijke communicatie intrekken door een e-mail te sturen naar het volgende adres: privacy@extensa.eu.

5. Delen met derden

Wij kunnen persoonsgegevens delen met werknemers en onze professionele partners en adviseurs indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden. Onze partners en adviseurs zullen op hun beurt de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om
deze persoonsgegevens te beschermen.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit commercialiseren naar derden toe. In het kader van een eventuele reorganisatie, faillissement of overdracht van activiteiten, kunnen gegevens die deel uitmaken van onze bedrijfsactiviteiten evenwel aan derden worden overgedragen.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij ook verplicht worden om persoonsgegevens te delen op basis van een gerechtelijk bevel of dwingende wetgeving.

6. Bewaarperiode

De persoonsgegevens worden door ons verwerkt en bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, in functie van onze contractuele relatie, om aan wettelijke vereisten te voldoen, of in het kader van gebruikelijke retentiemechanismen die redelijkerwijs beperkt zijn in tijd (back-ups).

7. Uw rechten

Alle personen waarvan wij persoonsgegevens bewaren, hebben steeds het recht om:

• inzage te verkrijgen in hun persoonsgegevens
• hun persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen indien deze onjuist of onvolledig
  zijn;
• hun persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van hun persoonsgegevens te laten beperken;
• zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens om een ernstige en
  legitieme reden;
• hun persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere vennootschap.

Om bovenvermelde rechten uit te oefenen, kan u ons contacteren per post of via privacy@extensa.eu.

8. Wijzigingen

Wij kunnen van tijd tot tijd ons privacybeleid aanpassen. Het aangepaste privacybeleid zal gelden vanaf de aangegeven aanpassingsdatum. Het is daarom raadzaam om regelmatig ons privacybeleid te raadplegen.

9. Klachten

Als u opmerkingen of vragen heeft over ons privacybeleid, horen we dit graag.

Alle personen waarvan wij persoonsgegevens bewaren hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be).

10. Veiligheid

Wij passen minstens de gebruikelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe die redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging, vervalsing, verspreiding of onrechtmatige toegang.

Persoonsgegevens worden slechts doorgegeven aan een partner in een land buiten de Europese Economische Ruimte mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt voor uw persoonsgegevens. Vooraleer persoonsgegevens te delen met een partner in de Verenigde Staten van Amerika, vereisen wij een afzonderlijke verwerkingsovereenkomst of een certificering volgens het Privacy Shield Framework (www.privacyshield.gov).

Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor een foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde. U blijft daarnaast zelf verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid en het gebruik van uw computer, IP-adres, login- en identificatiegegevens.